Puntjes

Puntjes voor de vergadering

Bert van Leeuwen

Belangrijk is: 1) dat er maar 1 persoon tegelijk spreekt 2) dat de agenda gevolgd wordt 3) dat elk agendapunt wordt samengevat 4) Dat iedereen zijn zegje kan doen 5) dat de tijd in de gaten wordt gehouden.

En er zijn nog honderden andere punten die van belang zijn, maar dit zijn denk ik wel de belangrijkste.

Om een vergadering goed te laten verlopen is structuur heel belangrijk, en dit is voldoende mogelijk door van tevoren een agenda op te stellen en die ruim van tevoren rond te sturen aan alle (verwachte) deelnemers. Regel is dat er een notulist aanwezig is die verslag doet van de vergadering. Draag er zorg voor de deelnemers aan de vergadering alle vergaderstukken krijgen; notulen vorige vergadering, agenda en documenten.

Verder is het prettig als een voorzitter de touwtjes strak in handen houdt en mensen niet oeverloos aan het woord laat, dus houd de tijd in de gaten en probeer waar nodig even heel kort een samenvatting te geven van hetgeen is besproken of bediscussieerd. Ook is het belangrijk dat iedereen zijn/haar zegje kan en durft te doen, dus laat niet alleen de dominante, oeverloze in dialect zwetsende kletskousen aan het woord, maar ook degenen die zich wat bescheidener opstellen. En alsjeblieft laat nabranders en lang verhaal kort, maar ondertussen oeverloos gelul achterwege en geef daar niet enige kans toe.

Eindig met een rondvraag, zet dat ook zo op de agenda. Daar kunnen mensen een vraag stellen die niet strikt binnen de agendapunten past, maar die tijdens de vergadering bij ze is opgekomen. Als mensen de vergadering onderbreken met iets dat niet aan de orde is, kun je ze afkappen en zeggen dat er gelegenheid is bij de rondvraag.